فصل هفتم - ثبت شرکتها ( 134 تا 144 ) آمار شرکتهای ثبت شده بند134 ـ همانطور که طی دستورالعمل شماره 7581/2ـ51/ت ـ22/10/63 دفتر تشکیلات بتفضیل توضیح داده شده بمنظور پیشگیری از ثبت نام تکراری و حفظ حقوق صاحبان نام شرکتهای ثبت شده و نیز در اختیار داشتن اطلاعات دقیق و مطمئن از شرکتهائی که در مرکز و شهرستانها به ثبت می رسد از کاربرد کامپیوتر در تنظیم و گردآوری این اطلاعات استفاده و علاوه بر آنکه مشخصات کلیه شرکتهای ثبت شده تا به حال کلا به حافظه کامپیوتر سپرده شده حداکثر هر سه ماه یکبارنیزاطلاعات جدیدمربوط به آن مدت به کامپیوتر اضافه میشود تا اطلاعات به روز نگهداری شود. علیهذا مقتضی است در اجرای دقیق بخشنامه فوق الذکر نهایت مراقبت و دقت را معمول و حداکثر تا پنجم ماه بعد مشخصات کلیه شرکتها ی جدید ثبت شده در هر واحد ثبتی و یا تغییرات احتمالی حاصله در شرکتهای ثبت شده قبلی شامل اصلاحات و تغییرات احتمالی در نوع شرکت، نام شرکت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و تاریخ انحلال آنرا مطابق فرم منضم به بخشنامه فوق الذکر تهیه و مستقیما به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت ارسال دارند، به دفتر مذکور دستور داده شده فهرست واحدهای ثبتی را که در ارسال آمار مذبور تاخیر و تعلل مینمایند جهت اتخاذ تصمیم به سازمان ثبت گزارش نمایند.(بند 402 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). مسئولیت رؤسا ثبت در ثبت شرکتها بند 135 ـ با توجه به نظامنامه قانون تجارت مصوب 13/12/1311 در صورتیکه امور ثبت شرکتها در در محلی بلا متصدی باشد تصدی ثبت شرکتها تا تعیین متصدی جدید به مدیر ثبت محول میشود. (مستند ماده یک نظامنامه قانون تجارت و بند 175 مجموعه که اصلاح شده). عدم لزوم اسعلام از شهربانی در خصوص اتحادیه های تعاونی بند 136 مستبط از ماده 60 قانون شرکتهای تعاونی و مواد بعدی آن مصوب سال 1350 برای ثبت اتحادیه شرکتهای تعاونی روستائی احتیاجی به استعلام شهربانی نیست. معافیت شرکتهای تعاونی از حق الثبت و حق تمبر سهام بند 137 طبق قانون شرکتهای تعاونی و اصلاحیه های آن شرکتها و اتحادیه های تعاونی از پرداخت حق الثبت و حق تمبر سهام معاف هستند. (مستند ماده 108 قانون شرکتهای تعاونی و تبصره 2 ماده 208 قانون مالیاتهای مستقیم). نام شرکت یا موسسه تجاری بند 138- در موقع ثبت شرکتها و ,سسات غیرتجارتی جدید التأسیس بایستی دقت لازم بعمل آورند که نام انتخاب شده قبلاً به ثبت نرسیده باشد. بدین منظور: اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی باید با مراجعه به «مجموعه دفاتر کامپیوتری حاوی مشخصات شرکتهای ثبت شده» و حصول اطمینان از عدم سابقه ثبت عین و یا مشابه و نظیر، نام مورد درخواست نسبت به پذیرش نام شرکت و یا مؤسسه غیرتجراتی جدید اقدام قانونی معمول و در شهرستانها: عجالتاً هر واحد ثبتی تلگرافاً از اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی مراتب را استعلام و پس از وصل گواهی اداره کل مزبور مبنی بر عدم سابقه ثبت نام درخواستی، اقدام لازم معمول دارند. بمنظور ایجاد تسهیل و تسریع در این امر، اداره کل ثبت مناطق بایستی ضمن هماهنگی و همکاری با اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی و دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش در مرکز، نسبت به تهیه مجموعه دفاتر کامپیوتری حاوی آخرین فهرست مشخصات شرکتهای ثبت شده اقدام و در مرکز منطقه نگهداری و هر ششماه یکبار که مجموعه دفاتر جدید کامپیوتری با درج آخرین تغییرات و تحولات، آماده تکثیر میشود، مجموعه های تکمیلی بعدی را نیز منطقاً تهیه و برای استفاده جایگزین مجموعه های قبلی نمایند. پس از تحقق این امر و امادگی ثبت مناطق، هر یک از واحدهای ثبتی شهرستانها برای ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری جدید، کافی است مراتب را از ثبت منطقه متبوعه خود استعلام، و مناطق نیز با مراجعه به مجموعه دفاتر کامپیوتری موجود بموضوع استعلام رسیدگی و در صورت نداشتن سابق ثبت، برای تطبیق نام مورد استعلام با آن دسته از شرکتهائی که در فاصله بین از تاریخ چاپ مجموعه کامپیوتری مورد عمل تا زما استعلام به ثبت رسیده اند. بنحو مقتضی، از اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی کسب نظر نمایند. در اینصورت کافی است اداره کل مزبور فقط به فهرست شرکتها و مؤسسات ثبت شده از بعد از تاریخ چاپ مجموعه کامپیوتری در مورد عمل تا زمان استعلام مراجعه و به سهولت و سرعت پاسخگوئی ثبت مناطق باشد، در خاتمه یادآور میشود که ثبت شرکتهای تعاونی کشورزی نیاز باستعلام ندارد. بمنظور جلوگیری از بروز هرگونه اشتباه و بی ترتیبی، ثبت مناطق و همچنین اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی بایستی هر ششماه یکبار پس از تحویل مجموعه های کامپیوتری جدید، بلافاصله آنها را جایگزین مجموعه های قبلی نموده و تمامی جلدهای مجموعه های قبلی و نیز دفاتر مخصوصی را که برای یادداشت و قید اسامی شرکتهای ثبت شده در فاصله بین تحویل مجموعه قبلی تا زمان استفاده و بکارگیری مجموعه کامپیوتری جدید مورد استفاده قرار می داده اند را بنحو مقتضی منسوخه و از رده خارج و در دسترس قرار ندهند. (اصلاحیه فراز 172 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 1349). قید مراتب وصول حقوق دولتی متعلقه در دفاتر تجارتی بند 139- شماره فیش وجوهی که بابت حقوق دولی متعلقه پلمب دفاتر تجارتی وصول میشود بایستی در اول جلد داخلی خود دفتر قید شود. و در مواردیکه متقاضی برای پلمپ دفاتر متعددی ارائه نماید باید شماره فیش حقوق دولتی علاوه در اظهارنامه در اول جلد داخلی هر دفتر نیز قید گردد. جانشین بخشنامه پیوست شود. (مستند فراز 1368 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). نحوه ثبت و تغییرات شرکتها و مؤسسات غیرتجاری بند 140- طبق ماده 5 آئینامه سازمان اداری و وظائف ثبت شرکتها و مالکیت صنعت مصوب سال 1340 اداره ثبت شرکتها در تهران و دوایر ثبت شرکتها در شهرستانها در ثبت شرکتنامه قائم مقام دفترخانه های رسمی میباشد و لذا بمنظور اتخاذ رویه واحد مقتضی است مسئولان و متصدیان ثبت شرکتها: 1- در مورد ثبت شرکتهای دارای شرکتنامه و شرکتهای با مسئولیت محدود- نسبی- تضامنی- تعاونی متن شرکتنامه را عیناً در دفتر ثبت شرکتنامه ثبت نموده و وصول سرمایه توسط مدیران را نیز در دفتر ذکر کرده و این عبارت را در ذیل ثبت مربوط قید نمایند: (در تاریخ ........................ روز ....................... ماه .................... سال ............................) در دفتر ثبت شرکتنامه ثبت شرکتهای داخلی تحت شماره....................... ثبت و هویت شرکاء بر اینجانب محرز گردید، سپس هر یک از شرکاء و مدیران امضا کننده، شرکتنامه مدارک لازم را جهت احراز هویت خود بمتصدی مربوط ارائه داده و بعد از نوشتن (ثبت با شرکتنامه برابر است) دفتر را امضا را نمایند و متصدی ثبت نیز دفتر را امضاء مینماید و در مورد شرکتهای سهامی باید مفاد اظهارنامه را عیناً در دفتر ثبت شرکتنامه ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء کننده اظهارنامه و متصدی ثبت با ذکر عبارات فوق و قید جمله (ثبت با اظهارنامه برابر است) بجای جمله ثبت با شرکتنامه برابر است دفتر را امضاء نمایند و در مورد مؤسسات غیرتجاری متن تقاضانامه ثبت مؤسسه را عیناً در دفتر ثبت مؤسسات غیرتجاری ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء کننده تقاضانامه و متصدی با ذکر عبارات مندرج در بند یک و قید جمله (ثبت با تقاضانامه برابر است) بجای جمله ثبت با شرکتنامه برابر است دفتر را امضاء نمایند. 2- در مورد ثبت تغییرات شرکتها و مؤسسات غیرتجاری برطبق ماده 200 اصلاحی قانون تجارت مصوبه 1347 مربوط به مقررات راجع به ثبت شرکتها و نشر شرکتنامه و همچنین ماده 106 قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت و مواد 9 و 10 و 11 آئیننامه اصلاحی ثبت تشکیلات و مؤسسات غیرتجاری بایستی تغییرات مندرج در صورتجلسه را دز ذیل ثبت قبلی در دفتر مربوطه ثبت، افراد امضاء کننده دفتر و همچنین ترتیب و نحوه امضاء دفتر همانست که برای ثبت اولیه حسب مورد در هر یک از بندهای فوق الذکر قید گردیده است که با ذکر جمله (ثبت با متن صورتجلسه ابزاری مربوط به تغییرات برابر است) دفتر را امضاء مینمایند. (بند 170 و 171 مجموعه بخشنامه های سال 1349 و بشخنامه شماره 12150/6-27/9/50). آمار و فهرست بند 141- الف: هر ماهه آمار شرکتهائی را که ثبت و یا منحل میشوند به اداره دارائی محل ارسال دارید. ب: در اجرای ماده 162 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب سال 45 اداره کل ثبت شرکتها و ادارات ثبت مکلفند در آخر هر ماه صورتی حاوی نام اشخاص حقیقی و حقوقی را که دفاتر قانونی خود را در ادارات مزبور ثبت و پلپ نموده اند را با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره های آن به ادارات دارائی محل اقامت مؤسسه ارسال دارند. (مستند فراز 169 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و 354/6-16/1/46). استعلام وضعیت دفاتر موقع انتقال سهم الشرکه بند 142- دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از هر نوع انتقال و واگذاری نسبت به سهم الشرکه شرکتهای نسبی و تضامنی و با مسئولیت محدود و مختلط سهامی و غیرسهامی استعلام و سپس نسبت به تنظیم سند رسمی اقدام کند. (فراز 177 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). امضاء شرکت نامه و ثبت شرکت بند 143- صاحبان سهم و شرکاء یا نمایندگان قانونی آنها باید ذیل شرکتنامه و ذیل ثبت مربوطه را امضاء کنند پس از اینکه شرکت در دفترش ثبت گردید مدیران هر شرکت و اشخاصی که از طرف شرکت حق امضاء دارند در ستون هشتم دفتر ذیل ثبت را نیز امضاء نمایند. (مستند فراز 170 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 1349). پلمپ دفاتر مؤسسات غیر بازرگانی بند 144- پلمپ دفاتر کل و روزنامه برای مؤسسات غیرتجاری که به ثبت رسیده باشد مانعی ندارد. (فراز 174 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49).