فصل بیست و هفتم - گزارش برای سازمان ثبت ، شورایعالی ثبت قسمت املاک - قسمت اسناد - ثبت منطقه... (389 تا 400) قسمت املاک بند 389- در هر مورد که واحدهای ثبتی برای طرح موضوع در هیئت نظارت گزارشی ارسال میدارند باید بر طبق آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیئت نظارت و شورایعالی مصوب شانزدهم اردیبهشت ماده 1352 باشد. بند 308 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 نحوه ارسال گزارش به هیئت نظارت بند 390- چون با اصلاح ماده 25 قانون ثبت، تشکیل هیئتهای نظارت در مراکز استانها ممکن است بعضی از واحدهای ثبتی برای فرار از زیر بار مسئولیت یا به تصور اینکه رسیدگی به هرگونه اشکال ثبتی در صلاحیت هیئت نظارت است به ارسال گزارشهائی بی مورد مبادرت و با این اقدام اوقات هیئت نظارت را ضایع و در کارهای ثبتی نیز ایجاد وقفه نمایند، بنابراین اقتضاء دارد تمام واحدهای تابعه ثبتی از ارسال گزارش موضوعی که رسیدگی به آن در صلاحیت هیئت نظارت نمیباشد خودداری و کارشناسان منطقه نیز موظفند که گزارشهای ارسالی ثبت شهرستانها را با مقررات قانون ثبت تطبیق و در صورت انطباق نظر خود را دایر براینکخ مورد با کدامیک از موارد قانون منطبق است در ذیل گزارش قید و صریحاً بصلاحیت و یا عدم صلاحیت هیئت نظارت اظهار نظر و سپس گزارش را تکمیل و جهت طرح در هیئت نظارت تسلیم نمایند. ضمناً تعیین تکلیف و حل مشکلات واحدهای ثبتی نسبت به مواردیکه رسیدگی به آنها خارج از حدود صلاحیت و اختیارات هیئت نظارت باشد با ثبت منطقه است و همه ماهه باید کارکرد هیئت نظارت را که حاوی تعداد موجودی وارده و آراء صادره باشد با نمودار افزایش یا نقصان موجودی تهیه و به دبیرخانه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارسال دارند. نحوه اجراء ماده 149 قانون ثبت در مورد اضافه مساحت بند 391- چون بخشنامه ها و نظرات مختلف و متعدد در مورد نحوه اجراء ماده 149 قانون ثبت و اضافه مساحت املاک، مقتضی است بدواً رئیس ثبت محل با بررسی دقیق و جامع پرونده، چنانچه موضوع از مصادیق ماده 149 قانون ثبت باشد طبق مقررات نسبت به اجرای ماده مذکور و ختم جریان پرونده اقدام قانون بعمل آورد و در صورتیکه بتشخیص رئیس ثبت محل موقوع از مصادیق ماده 149 قانون ثبت نباشد بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه کامل امر و اظهار نظر صریح و منجز مراتب را به اداره کل ثبت منطقه متبوعه گزارش نمایند. ثبت منطقه موظف است با بررسی دقیق و کامل موضوع، چنانچه نظریه ابرازی رئیس ثبت محل را در خصوص موضوع وارد تشخیص ندارد یعنی موضوع را از مصادیق ماده 149 قانون ثبت دانست نظریه صریح و قاطع ثبت منطقه را ضمن ارشادات قانونی جهت اجراء به اداره ثبت مربوطه ابلاغ خواهد نمود ولی در نهایت چنانچه ثبت منطقه نیز پس از رسیدگی های لازم نظر ثبت محل را تأیید و موضوع را از مصادیق ماده 149 قانون ثبت تشخیص نداد در صورت لزوم میتواند در مورد اصلاح سند مالکیت با اظهار نظر صریح نسبت به گزارش ثبت محل جریان را در هیئت نظارت منطقه مطرح نمایند. بخشنامه شماره 3549/3-26/12/63 گزارش برای اصلاح حدود- مساحت- طول اضلاع بند 392- در مورد گزارشهائی که برای اصلاح حدود و طول اضلاع یا مساحت ملک (بالاخص نسبت به املاک ثبت شده) مشروط بر اینکه در شمول ماده 149 قانون ثبت و بند 391 این مجموعه تباشذ برای طرح در هیئت نظارت فرستاده میشود بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه کامل امر و اظهار نظر صریح و منجز نقشه و کروکی ملک مورد گزارش با معاینه محل و تحقیق لازم تهیه و با تصریح به اینکه هیچگونه تجاوزی بحدود و حقوق مجاورین داخل کادر نمیشود با نظر صریح رئیس اداره ثبت به ثبت منطقه مربوطه ارسال شود. بند 313 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی) و بخشنامه شماره 3549/3-26/12/63 نحوه عمل و حدود اختیارات و وظائف هیئتهای نظارت بند 393- با آنکه موجب قانون اصلاح بعضی از مواد قانون ثبت و مواد الحاقی اختیارات و وظایف هیئتهای نظارت معلوم و مشخص گردیده و برطبق ماده پنج آئیننامه اجرائی قانون مزبور آراء صادره از هیئتهای نظارت باید مستدل و مستند بماده قانونی باشد، معهذا بطوریکه ملاحظه میشود این مراتب در بعضی از هیئتهای نظارت مورد توجه قرار نگرفته است هر چند این قبلی آراء بر اثر شکایت و تجدید نظرخواهی یا با استفاده از اختیار حاصله در تبصره 4 ماده 25 اصلاحی در شورای عالی ثبت فسخ و گسیخته میشود، با این حال چون صدور اینگونه آراء در عمل ادارات ثبت را مواجه با اشکالاتی خواهند نمود لذا با توجه به آرائی که در همین زمینه از شورای عالی ثبت صادر گردیده تذکر نکات زیر را لازم و ضروری میداند: بعضاً مشاهده میشود با آنکه موضوع مورد طرح در هیئت نظارت با هیچیک از شقوق ماده 25 اصلاحی و ماد 146 و 147 الحاقی به قانون ثبت منطبق نیست و هیئت نظارت فاقد صلاحیت رسیدگی نسبت بموضوع بوده، معهذا با ورود در ماهیت امر به اتخاذ نظر ماهوی مبادرت نموده و حال آنکه لزوم رعایت مقررات ماده پنج آئیننامه و ذکر مستند قانونی رأی از همین جهت است که هیئت نظارت بصلاحیت خود توجه و از حدود اختیارات و صلاحیت خود تجاوز ننماید، در بعضی دیگر از آراء صادره با اینکه هیئت نظارت خود را صالح برای رسیدگی ندانسته و قرار عدم صلاحیت صادر نموده معهذا تعیین تکلیف را به رسیدگی و اتخاذ تصمیم دادگاه موکول نموده اند و همچنین در مورد دیگری ملاحظه شد که هیئت نظارت وقوع اشتباه را محرز ندانسته و رأی بر عدم وقوع اشتباه داده، لیکن در پایان رأی خارج از حدود وظیفه قانونی تکلیفی نیز معین نموده است و حال آنکه وقتی هیئت نظارت صالح برای رسیدگی نیست و یا وقوع اشتباه محرز نمیباشد فقط باید عدم صلاحیت و یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیئت نظارت اعلام شودو دیگر تعیین تکلیف برای اداره ثبت و یا طرفین اختلاف معارض با اصل عدم صلاحیت بوده و موقعیت قانونی ندارد. لذا از جهت لزوم رعایت این اصل برای اینکه مبنای صدور این بخشنامه مشخص گردد بذکر مراتب ذیل مبادرت میشود: (در مورد تفکیک باقیمانده پلاکی که منجر به تنظیم سند انتقال نشده هیئت نظارت ثبت یکی از مناطق ضمن صدور قرار عدم صلاحیت شاکی را به دادگاه هدایت نموده بود) با طرح موضوع در شورایعالی ثبت رأی شورا بدین شرح صادر شده است: «هیئت نظارت در دو مورد مذکور در شق 6 ماده 25 اصلاحیه قانون ثبت در مورد عملیات تفکیکی رسیدگی ولدی الاقتضا رفع اشتاه مینماید و خارج از آن تکلیفی ندارد بنابراین در صورتیکه عملیات تفکیکی منتج به انتقال رسمی یا ثبت در دفتر املاک نشده باشد اقدام بر طبق مقررات با اداره ثبت است» و چون بر طبق مدلول قسمت اخیر تبصره 4 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، از لحاظ وحدت رویه نظر شورایعالی ثبت برای هیئتهای نظارت لازم الاتبع است لذا با ابلاغ مراتب انتظار دارد هیئتهای نظارت مناطق با عنایت بموارد مذکور بتکلیف قانونی عمل و در اجرای موازین و مقررات مربوطه توجه لازم را مبذول فرمائید. بخشنامه 8328/3-19/11/52 نحوه تهیه گزارش به هیئت نظارت، اجرای فراز 3 نظریه کمیسیون مربوط به تعیین روشها بند 394- در مورد نحوه تهیه گزارش راجع به اشتباهاتی که در عملیات مقدماتی ثبت یا بعد از صدور سند مالکیت رخ داده و برحسب مورد بمنظور قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیئتهای نظارت تهیه میشود بطوریکه سوابق تمر حاکیست در گذشته نسبت باین موضوع نکاتی که محتاج بتذکر و راهنمائی بوده است طی بخشنامه ها و آئیننامه قانون اصلاحی بادارات ثبت ابلاغ و تعیین تکلیف شده است، بنا بمراتب آنچه قابل توجه و تذکر میباشد این است که ادارات و دوایر و واحدهای ثبتی در بادی امر و در موقع تهیه گزارش با در نظر گرفتن برگهای اساسی پرونده رسیدگی و از باب مثال بدواً بنحو ذکر نام و نام خانوادگی و مشخصات دیگر مستدعی ثبت یا انتقال گیرنده و یا ورثه مندرج در گواهی حصر وراثت توجه و هرگا از هر جهت وفق قانون و مقررات مربوطه عمل و آگهی شده و اشتباهی نداشته باشد در مرحله بعدی بنوع ملک و کم و کیف آنکه در اظهارنامه ذکر و در آگهی ها درج و منتشر شده است رسیدگی و پس از اطمینان بصحت آن بجریان تحدید حدود و عملیات تفکیکی و اقدام آن بررسی و بالاخره گزارش مربوط به اشتباه را به ترتیب فوق با ذکر مورد تهیه نمایند که پس از اتخاذ تصمیم بار دیگر محتاج به رسیدگی بسایر جهت نباشد و چه بسا دیده شده قبل از اینکه بوضع مورد تقاضا از لحاظ مشخصات متقاضی و مورد تقاضا بررسی و بصحت آن اطمینان حاصل شود به امر تحدید حدود رسیدگی نموده و حال آنکه هرگاه در مشخصات مستدعی ثبت یا مورد ثبت اشتباهی رخ داده باشد که موثر تشخیص و عملیات انجام شده تجدید شود چه بسا عملیات تحدیدی هم تجدید و موضوع اشتباه آن با فرض موثر بودن منتفی است نکته قابل توجه دیگر ذکر مطالب زائد است مثلاً در نام یا یکی از مشخصات متقاضی اشتباه شده و بر مبنای اختیارات تفویضی، با تجربه حاصله از گذشته موثر بنظر میرسد، در این مورد بجای اینکه بذکر رئوس مطالب مربوط بموضوع اشتباه بپردازند بذکر شماره و تاریخ روزنامه حاوی آگهی نوبتی پرداخته و در خلال این کار احیاناً در ذکر تاریخ انتشار یکنوبت از آگهی ضمن پاکنویس یا تهیه پیش نویس اشتباه پیش آمده و موجبات تکرار مکاتبه را فراهم مینماید در صورتیکه در این مورد احتیاجی بذکر تاریخ و شماره روزنامه یا آگهی منتشر نیست، منظور اینکه هر قدر گزارشهای ارسالی روشن و کوتاه و فقط بذکر مطلب مورد اشتباه و مبتلا به اکتفا شود اتخاذ تصمیم سریعتر و از هر لحاظ مقرون بمصلحت اداری است بویژه آنکه در موقع تهیه گزارش همانطور که فوقاً تذکر داده شده پرونده امر از اولین برگ تشکیل شده بدقت رسیدگی و در هر مورد که اشتباه شده یادداشت و برای اشتباهات مربوطه به هر پورنده گزارش مجزا و بدون ابهامی تهیه نمایند تا در عمل احتیاج باخذ توضیح و مکاتبه بعدی نبوده و در اولین فرصت ممکنه تصمیم قانونی اتخاذ و تعیین تکلیف شود. بخشنامه 6476/3-7/11/53 ضرورت قید بازداشت یا رهن بودن ملک در گزارشهای ارسالی بند 395- در کلیه مواردیکه برای اصلاح سند مالکیت و ثبت دفتر املاک در مقام کسب تکلیف بر می آیند در این قبلی موارد و گزارش ارسالی باید وثیقه بودن ملک یا عدم آن حتی بازداشت یا عدم بازداشت رقبه را صریحاً قید و گواهی نمایند تخلف از این دستور موجب پیگرد خواهد بود. (بند 453 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 499. نحوه عمل هیئتهای نظارت در صدور رأی بند 396- با اینکه در ماده 5 آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد معارض و هیئت نظارت و شورایعالی مقرر گردیده (آراء صادره هیئت نظارت باید مستند بمواد قانون باشد و در آن صریحاً قید شود که قطعی است و یا قابل تجدید نظر میباشد) عملاً ملاحظه میشود که به مفاد ماده مزبور توجه نشده و اغلب آراء صادره به هیچیک از شقوق ماده 25 قانون اصلاحی اخیر اشاره نمیشود و بعداً که به رأی مزبور اعتراض شد و پرونده برای رسیدگی و طرح احتمالی در شورایعالی ثبت به مرکز ارسال گردید اتخاذ تصمیم نسبت به قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در شورایعالی ثبت بهمین علت دچار اشکال میگردد. لذا مجدداً تأکید میشود اولاً مدیران کل ثبت مناطق دقت کنند در آراء صاده هیئت نظارت صریحاً قید گردد که رأی صادره مستند به کدامیک از فراز ماده 25 اصلاحی قانون است ثانیاً در مواردیکه به رأی هیئت نظارت اعتراض میشود ضمن گزارش ارسالی صریحاً تعیین نمایند که رأی هیئت نظارت اجراء شده است یا خیر؟ که در موقع اظهار نظر و اخذ تصمسم ادارات کل امور املاک و اسناد سازمان ثبت از این لحاظ دچار تردید نگردند، لذا انتظار دارد مدیران مناطق مفاد بخشنامه مزبور را مورد نظر قرار داده و بمفاد آن کاملاً عمل نمایند. بخشنامه 4176/3-17/7/53 قید بندهای ماده 25 در آراء صادره هیئت نظارت بند 397- با اینکه در قسمت اخیر ماده 5 آئیننامه مربوط به اجرای تبصره 2 از ماده 25 اصلاحی و تبصره 2 ماده 144 قانون اصلاحی ثبت مقرر گردیده است در آراء ادره از هیئتهای نظارت تصریحاً قید شود که (قطعی است یا قابل تجدید نظر میباشد) معهذا بنا به گزارش اداره اجرء در بعضی از آراء هیئتهای نظارت بعضی مناطق رعایت ماده مذکور نشده لذا بدینوسیله اعلام میشود که مدیران مناطق در موقع طرح موضوع و اتخاذ تصمیم این نکته را ب اعضای هیئت نظارت خاطرنشان نمایند. شمول ماده 17 آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد مالکیت معارض به املاک شرکتها و مؤسسات وابسته به دولت بند 398- در مورد املاک شرکتها و مؤسسات وابسته به دولت هم بایستی ماده 17 آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد مالیکت معارض و تبصره اصلاحی ماده 15 قانون ثب اجراء گردد. بخشنامه 4588/3-13/8/53 چگونگی و دقت در تهیه گزارش واحدهای ثبتی جهت ادارات مختلف سازمان ثبت بند 399- چون در عمل مشاهده شده اغلب از گزارشهای ارسالی به مراجع مربوطه فرستاد نمیشود یعنی موردیکه تعیین تکلیف آن با سازمان ثبت و یا ادارات امور املاک یا امور اسناد است به ثبت منطقه و بالعکس موردیکه تعیین تکلیف آن با ثبت منطقه است و نیاز بطرح موضوع در هیئت نظارت دارد گزارش را بعنوان سازمان ثبت و یا ادارات امور املاک و اسناد ارسال میدارند که نتیجتاً موجب تبادل مکاتبه بین ادارات مذکور با واحد ثبتی گزارش دهنده و مالا سبب اتلاف وقت و سرگردانی ارباب رجوع میگردد، لذا اکیداً متذکر میشود که رؤسا و معاونین واحدهای ثبتی باید گزارشهای تنظیمی را قبل از امضاء کاملاً مطالعه نموده و دقت کافی نمایند که اولاً گزارش بعنوان مرجع مربوطه تنظیم گردد. ثانیاً در گزارش مستند قانونی خود را ذکر نمایند مثلاً در مورد اجرای ماده 11 قانون ثبت که از نظر قبول تقاضای ثبت اختلاف و تعارض پیش آمده و یا در مورد شکایاتی که از عملیات اجرائی شده و به نظریه اداره اجراء اعتراض میشود که رسیدگی به آنها منحصراً از وظیفه هئیت نظارت است. مستقیماً به ثبت منطقه با ذکر مواد قانونی و اینکه مورد را مشمول کدامیک از شقوق و بند و تبصره ای از ماده قانون میدانید گزارش در مواردی که گزارش در مورد استعلام قانونی است و رؤسا واحدهای ثبتی با مشکلی مواجه میشوند که نیاز به ارشاد قانونی دارند گزارش خود را باید به ثبت منطقه مربطوه ارسال تا در صورت لزوم حسب مورد از ادارات امور املاک یا امور اسناد استعلام نمایند، در مورد استفاده از اختیارات (موضوع اجرای ماده 2 قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض) و ماده ده آئیننامه ماده 25 اصلاحی قانون ثبت واحدهای ثبتی با توجه بدستور 1400-1/4/1353 اقدام نمایند. بخشنامه شماره 6983/3-18/10/52 ارسال گزارشات واحدها به ثبت مناطق بند 400- اخیراً مشاهده میشود بعضی از واحدهای ثبتی مشکلات ثبتی خود را مستقیماً به اداره کل امور املاک یا اسناد سازمان ثبت گزارش و کسب تکلیف مینمایند و این امر علاوه بر اختلالی که از جهت عدم رعایت سلسله مراتب در نظم امورد ایجاد میکند موجبات، رکود بیش از حد کارها و نارائی ارباب رجوع را فراهم مینماید. لذا موکداً یادآور میشود که رؤسای واحدهای ثبتی مشکلات ثبتی خود را مستقیماً به اداره کل امور املاک یا اسناد سازمان ثبت گزارش و کسب تکلیف مینمایند و این امر علاوه بر اختلالی که از جهت عدم رعایت سلسله مراتب در نظم امورد ایجاد میکند،موجبات رکود بیش از حدکارها و نارضائی ارباب رجوع را فراهم مینماید. لذا موکداً یادآور میشود که رؤسای واحدهای ثبتی با توجه به وظائف محوله و قانونی خود در این برهه از زمان باید قبول مسئولیت بیشتری نموده و در رفع مشکلات مردم اقدام لازم معمول دارند و در صورتیکه با مشکلی مواجه شدند که رفع آن واقعاً در صلاحیت انها نباشد، مراتب را مشروحاً و با اظهارنظر صریح به اداره کل ثبت منطقه مربوط گزارش و از مکاتبه مستقیم به اداره کل امور املاک و اسناد جداأ خودداری نمایند، بدیهی است عدم رعایت مفاد این بخشنامه موجب مسئولیت خواهد بود. بخشنامه شماره 4719/3-2/10/58