فصل سی و یکم - امور مالی دفاتر اسناد رسمی ، ازدواج و طلاق ( 447 تا 454 ) طرز تحریر دفاتر مالی و حسابداری و نگهداری دفاتر و ته سوش قبوض و تحویل درآمدها بند 447- دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق موظفند: الف: 1- تعرفه حق التحریر و حق الثبت را در محل دفترخانه به نحوی که در معرض دید ارباب رجوع باشد نصب نمایند. 2- قبض رسمی وجوه دریافتی فوق را با اخذ رسید به دهنده وجه تسلیم نمایند و ته چک قبوض مزبور را تا دو سال در دفتر نگهداری و صورت وجوه دریافتی را به تفکیک در ستون مربوطه اسناد و ذیل ثبت دفتر قید نمایند. 3- فیشهای درآمد طبق سریال منظم و به ردیف بایستی تحویل دفاتر اسناد رسمی شده و آنان نیز موظفند به تذرتیب سریال بمصرف برسانند. 4- در مورد تحویل وتحول نگهداری اوراق بهادار و دفاتر و سایر اوراق مصرفی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و واحدهای ثبتی باید مقررات دستورالعملهای سازمان ثبت را رعایت نمایند. 5- کلیه قبوض مربوط به حق الثبت و حق التحریر و سایر عوائد وصولی دفترخانه باید همه روزه در دفاتر مربوطه به دریافت و پرداخت ثبت شده و همچنین مشخصات مربوط به واریز حقوق دولتی، بحساب درآمد عمومی را در ستونهای مخصوصی دفتر مذکور قید نمایند. ب: 1- کلیه فیشهای درآمد بایستی طبق سریال منظم و به ردیف طبق صورتمجلس به حسابدار واحدهای تمور مالی تحویل و آنها نیز بترتیب سریال بمصرف برسانند و نسخه ای از آن در سوابق مربوطه ضبط شود و در مورد اسناد و مدارک مالی و دفتر نیز بهمین ترتیب عمل شود. 2- در موقع انتقال رؤسا یا مسئولین امور مالی یا مواقع سرکشی رؤسا از واحذهای تابعه وجود مدارک اشاره شده باید در صورتمجلس تأیید گردد و چنانچه در آتیه معلوم شود باین دستور عمل نشده رؤسا و کارمندان مسئول مورد پیگرد قرار خواهند گرفت. 3- ثبت ارقام در دفاتر حسابداری و جمع آنها باید با جوهر و بدون قلم خوردگی و اشتباه باشد. 4- چون مشاهده شده بعضی از ادارات ثبت درآمدهای ثبتی را که باید روزانه بحساب دارائی در خزانه تحویل بانک ملی داده و فیش مربوط به دارائی ارائه نمایند بحساب سپرده تحویل دارائی داده و در آخر ما بحسابهای مربوطه واریز مینمایند از نظر اینکه این جریان بی ترتیبی هائی را موجب شده اکیداً تذکر داده میشود مفاد دستورات صادره را رعایت و درآمدهای ثبتی را همه روزه بحساب دارائی در خزانه تحویل بانک دهند. 5- در مورد مالیاتهای متعلقه پرونده های اجرائی ادارات ثبت باید بدهکار مالیاتی پرونده را برای پرداخت بدهی به دارائی راهنمائی نمایند تا پس از پرداخت مالیات قبض آنرا به اجرای ثبت تحویل دهند. سپس در پرداخت طلب بستانکار یا ختم پرونده اقدام شود. 6- دفاتر اسناد رسمی بقایای ثبتی وصولی املاک در جریان ثبت را که مورد معامله قرار میگیرد باید بحساب قطعی درآمد تحویل صندوق ثبت مربوطه نمایند و از تحویل آن بحساب سپرده خودداری نمایند. (بند 250 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49) وجوه سپرده و تعویض آن بند 448- برای اینکه نحوه عمل در مورد وجوه سپرده اشخاص و تعویض آن در دفاتر اسناد رسمی بصورت منظمی در آید و از سوء استفاده های احتمالی جلوگیری شود مقرر میگردد: الف: نام و نشانی کسیکه وجه را سپرده در قبض تصریح شود. ب: معین شود که وجه مزبور از چه بابت سپرده شده بابت اجارخ بها یا اجرت المثل اجاره نامه عادی است یا رسمی؟ در صورتیکه عادی باشد نوع و شماره پلاک و محل وقوع ملک مورد اجاره و در مورد سند رسمی شماره سند در قبض سپرده قید شود. ج: جز در مورد رقبات مشمول قانون روباط مالک و مستأجر و مقررات مربوط به اصلاحات ارضی در سایر موارد اداره ثبت وقتی میتواند وجهی را قبول و قبض سپرده صادر نماید که تعهد به سند رسمی باشد. د: از تعویض قبوض سپرده ای که فاقد شماره چاپی (شماره مسلسل و شماره مخصوص هر سال) باشد یا شماره های مزبور مخدوش باشد خودداری و در صورت برخورد به چنین قبضی، فوراً عین قبض را با گزارش جریان باداره حسابداری بفرستند. (بند 267 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49). ظهرنویسی قبوض سپرده بند 449- دفاتر اسناد رسمی باید در موقع ظهرنویسی و حواله وجوه قبوض سپرده نکات زیر ار مورد توجه قرار دهند: 1- مبلغ مورد حواله با تمام حروف ظهر قبض نوشته شود. 2- مشخصات کامل ذینفع طبق شناسنامه ظهر قبض قید گردد. 3- در مورد وکالت شماره وکالت نامه و مشخصات کننده باید نوشته شود. 4- حواله باید با امضاء سردفتر و دفتریار صادر و به مهر دفترخانه ممهور و اطراف سطور بسته شود تا چیزی به آن الحاق نگردد. (بند 268 مجموعه بخشنامه های ثبی تا آخر سال 49). برای هر پلاک یک استعلام و خلاصه معامله ضروری است بند 450- در مورد معاملاتی که در دفاتر اسناد رسمی نسبت به چند پلاک که هر یک پرونده جداگانه دارد در یک سند بعمل میاید از جهت اینکه هر پرونده حکایت از استعلام و پاسخ آن داشته باشد دفاتر اسناد رسمی باید برای هر پلاک یک استعلام جئاگانه تنظیم و ارسال دارند و پس از انجام معامله نیز نسبت بهر پلاک خلاصه معامله جداگانه تنظیم و برای بایگانی در پرونده مربوطه ارسال دارند، بدیهی است برای هر برگ استعلامیه و خلاصه معامله بهای آن دریافت خواهد شد. (بند 280 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). بهای استعلام تلگرافی بند 451- در مواردیکه متقاضی استعلامیه درخواست نماید که بوسیله تلگراف استعلام شود و پاسخ نیز تلگرافی باشد دفترخانه سئوال کننده مکلف است هزینه استعلام مربوطه را دریافت و ورقه استعلام را تنظیم و تلگرافاً از ثبت محل وقوع ملک موضوع را سئوال و ورقه استعلامیه را نیز بعنوان تأییدیه در تعقیب آن بفرستند و در صورتیکه متقاضی بهای قبولی جواب را پرداخت کرده باشد ثبت محل باید بمحض وصول تلگراف پاسخ آنرا تلگرافاً صادر نماید. (بند 279 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). تعلق حق الثبت به وام و تسهیلات بانکی بند 452- در بعضی اسناد که بین بانکها یا مؤسسات دیگر راجع به دادن وام ثبت میشود تحویل وام به اقساط و تحت شرایط خاص بین طرفین و تعلق مبلغی که علاوه بر مبلغ وام در ذمه وام گیرنده قرار میگیرد، لزوماً متذکر میشود در صورت اقرار وام گیرنده به دریافت کل وام یا واریز آن به حساب وام گیرنده که اصل و سایر متفرعات موضوع معاملات مذکور را تشکیل میدهد و ارفاق وام دهنده به وام گیرنده ماهیت معامله را تغییر نمیدهد، لذا دفترخانه مکلف به وصول حق الثبت معامله است. (بند 261 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). حق الثبت وجه الضمان و تقسیم نامه و هزینه تفکیک بند 453 1- نسبت به وجه التزام و وجه الضمان خواه رأساً موضوع سند باشد یا در ضمن معامله و عقد دیگری شرط شده باشد و برای تأمین آنهم مالی ب وثیقه گرفته نشده باشد حق الثبت وصول نخواهد شد همچنین هر نوع انتقال بلاعوض و وقف و حبس و وصیت که بنفع مؤسسات مذهبی و خیریه و سازمانهای فرهنگی و بهداشتی مصرح در مواد مربوط به معافیت قانون مالیاتهای مستقیم صورت گیرد از پرداخت حق الثبت معاف خواهد بود همچنین معافیتهائی که بموجب قوانین و مقررات خاص مقرر گردیده است کماکان بقوت خود باقی است و نیز موقوفات بنیاد علوی از پرداخت کلیه هزینه های ثبتی معاف است. 2- حق الثبت تقسیم نامه بین مالکین مشاع مشمول ماده 124 قانون ثبت میباشد مگر اینک ما به التفاوت از طرف مالک سهم مشاع به مالک سهم دیگر پرداخت شود، که در اینصورت نسبت به مبلغ ما به التفاوت باید طبق مقررات حق الثبت وصول شود. 3- درمورد هزینه تفکیک اسناد تقسیم نامه که مستلزم تفکیک ملک هم میشود هزینه تفکیک با رعایت مقررات مندرج در ماده 150 قانون ثبت محاسبه و اخذ خواهد شد و هرگاه ارزش معاملاتی تعیین نشده باشد باید بهای مذکور در سندمالکیت و در مورد املاک جاری بهائی که در پرونده ثبتی سابقه دارد ملحوظ گردد. (بند 254 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 اصلاح شده). حق الثبت وصیتنامه بند 454- حق الثبت وصیتنامه نباید به مأخذ سه برابر موصی به یعنی کلیه ماترک موصی دریافت شود بلکه حق الثبت وصیتنامه ها اعم از تفکیکی و عهدی بمیزان همان مبلغی که مورد وصیت قرار گرفته باید دریافت گردد. (بند 257 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49).